こんにちは。
URNATS（ウルナッツ）です。
URNATS.comにお越しただきましてありがとうございます。
今回は前回に引き続きビジネスメールライティングのお話です。
【全社会人必見】できるビジネスマンの人を動かす、人に伝わるメールライティング術8選
■この記事を読むことで学べること。
- メールの基本ライティング知識
- メールテクニック
■この記事を読んで欲しい人。
- 会社でメールを発信する人
- これからメール発信をしていく人
- メールで人を動かしたい人
- 自分の思いをうまく文章にして人に伝えたい人
結論からお伝えします。
- ブラインドタッチができ、寿司打高級コースで10,000円をクリアできる
- 件名を見るだけでメール内容が予想できる
- 件名の初めに【共有】【依頼】【相談】【お礼】【連絡】【報告】【お礼】などが必ず記載されている
- 定型分をユーザー登録している
- フォントサイズを「9.5〜10.5」でライティングしている
- フォントファミリーを「Meiryo UI」か「メイリオ」でライティングしている
- 文中に大見出し、小見出しを使用している
- 基本的にPREP法活用している
他にもメールライティング術はあります。文章を書くことはとても大切です。
これを機にメールライティング術を意識するきっかけになると嬉しいです。
では詳細に参ります。
【全社会人必見】できるビジネスマンの人を動かす、伝わるメールライティング術8選
ブラインドタッチができ、寿司打高級コースで10,000円をクリアできる
この内容をライティング術に入れるかどうか非常に悩みました。
しかしほとんどの社会人がブラインドタッチができず、できていたとしても遅いです。
PC業務をする仕事をしているのであればタイピング速度は絶対です。
- １時間に６００文字を入力できる
- １時間に１，０００文字を入力できる
圧倒的に後者の方ができるサラリーマンですよね。今からでも遅くありません。ブラインドタッチを練習してタイピング速度を上げて寿司打高級コースは最低でもクリアしましょう。
件名を見るだけでメール内容が予想できる
基本中の基本です。件名を見るだけでメールの内容を予想できるなんてことは。
しかしまだ多くの人ができていなんです。
例：「先月の営業取り組みについて」「来月の取り組みに関して」
読み手からすると「ついてなんだよ！」「関して何？」となります。
できるビジネスマンは必ず相手の立場を考え、メールや話しかけるときにメンタルモデルを作ります。
メンタルモデルとは簡単に言いますと「イメージ、予想」です。
メールでなくてもメンタルモデルを作ることは大切です。
できないビジネスマンの声掛けをご紹介します。
例えば上司から「Aさん、先週のMTGについて話したいんだけど大丈夫？」と言われると、Aさんは「え？MTGが良くなかったのかな？」「何言われるんだろう」と思ってしまいます。
できるビジネスマンはこのようにお声掛けします。
「Aさん、先週のMTGの内容が良かったポイントをフィードバックしたいんだけど時間大丈夫？」
いかがですか？Aさんは先週のMTGのことで褒めてもらえるんだとメンタルモデルを作れます。
できるビジネスマンは相手の気持ちに立てる人です。メンタルモデルを必ず作りましょう。
件名の初めに【共有】【依頼】【相談】【お礼】【連絡】【報告】などが必ず記載されている
先ほどの件名を見るだけでメールの内容を予想できる方法の究極版です。件名の最初に【共有】【依頼】【相談】【お礼】【連絡】【報告】などを入れていない方が多いです。
これこそが最強のメンタルモデルです。メールでなくても重要です。
悪い例と良い例
メール
会話
どの立場、役割、役職でも相手の立場に立って発言することはできます。
メンタルモデルの質を上げる練習をし続けましょう。
定型文をユーザー登録している
できるビジネスマンはよく使う単語（定型文）をユーザー登録しています。
タイピング速度向上につながるからです。ユーザー辞書登録を皆様ご存知でしょうか。
例えば
- 「なに」と入力するだけで「何卒宜しくお願い致します」
- 「うる」と入力するだけで「URNATS（ウルナッツ）」
- 「じゅ」と入力するだけで「東京都〇〇区〜〜〜〜〜」
と呼び出す事ができるツールです。
定型分をユーザー辞書登録していないと生産性が低下します。省略可能な定型分を毎回毎回打つ事で無駄な時間を使うことになるからです。PC業務をしていると何度も同じ単語を使用する事が多いと思います。省略できるところは省略してあなたの生産性の時間を増やすことをおすすめします。
設定方法をお伝えします。
MAC
システム環境設定→キーボード→ユーザー辞書
Windows MicrosoftIME
タスクバーの右にある「A」or「あ」を右クリック→単語追加
iPhone
設定→一般→キーボード→ユーザー辞書
活用できていない方は今すぐよく使う単語を必ず登録しましょう。
フォントサイズを「9.5〜10.5」でライティングしている
大きい文字は幼稚な印象を与えます。小さすぎても見えにくいです。
ちょうど良い大きさは「9.5〜10.5」で私は「10.5」を使用しております。
子供の字って大きくないですか？そして大人になると小さく洗練された文字が多くなります。
フォントファミリーを「Meiryo UI」か「メイリオ」でライティングしている
未だにデフォルトのフォントファミリーをしているとすぐ修正です。
全体に発信する際や、断言する発信の際に印象を和らげてくれます。
大体のデフォルトのフォントファミリーは「ゴシック」になっていることが多いです。「ゴシック」だと読み手にドライな印象を与えてしまうことが多いです。フォントファミリーを変えるだけで好印象を与えれるのであればやった方がいいですね。
文中に大見出し、小見出しを使用している
私は大見出しを「■」、小見出しを「◎」にしてメールを作ることが多いです。そして因果関係を詳細を書くときには「→」を使うことが多いです。
例文1
■来週のMTGの日程は１月13日（水）でお願いします。
→１２日（火）は先約があります。申し訳ございません。
例文2
■MTGの日程
→来週のMTGの日程は１月13日（水）でお願いします。
などにすることで理解して欲しい内容に大見出しをつけることで、相手のメール確認の生産性を上げることができますし、確実に伝えることができます。
基本的にPREP法活用している
できるビジネスマンはPREP法を活用しており、そして結論から物事を伝えます。
PREP法とは文書やプレゼンテーションなどにおける構成方法の一つです。
「P」POINT（結論）
「R」REASON（理由）
「E」EXAMPLE（具体例）
「P」POINT（結論）
この方法を活用していると相手に伝え、動かすことができます。
例文
◎「P」来月の取り組みは当初計画していたA案ではなくB案に変更します。
◎「R」何故ならこのままA案で取り組むと当初見込んでいた年間計画が未達になります。
A案は客単価を下げて回転型の取り組みでした。しかしコロナの影響でトラフィックが大幅に減少です。
少ないトラフィックで計画をとるのは客単価の高いB案が効果的です。
◎「E」以前の近隣に競合他社が現れた際にトラフィックが減少し、回転型の取り組みで大苦戦したことがあります。
◎「P」なので来月の取り組みはB案に変更します。
のような内容で文章やプレゼンテーションを構成すると相手の納得度を上げることできます。
メール以外でも例文
◎「P」私は上司Aさんのような人になりたいです。
◎「R」何故なら、上司Aさんはポジティブな考えなので職場の雰囲気が良くなります。
◎「E」つい先日も取り組みの業績が悪くチームが悩んでいたとき、上司Aさんがポジティブな雰囲気で全員で打開策を考えようと言ってくれました。
その結果チームも暗くならず、全員で打開策を考えた結果業績が回復しました。ポジティブに物事を考えることでチームがまとまることを感じました。
◎「P」なので私は上司Aさんのような人になりたいです。
メールや会話でのだらだら話をしてしまう人が多いです。できるビジネスマンはいかに生産性を上げるかを考えている為、結論から伝える人が多いです。
相手に何かを伝えるときはPREP法を活用しましょう。
最後に
今回は
【全社会人必見】できるビジネスマンの人を動かす、人に伝わるメールライティング術8選
をご紹介しました。
まとめと復習です。
- ブラインドタッチができ、寿司打高級コースで10,000円をクリアできる→これができればできるビジネスマンに大きく近づきます。できるビジネスマンの登竜門です。
- 件名を見るだけでメール内容が予想できる→「〜について」「〜に関して」「〜の件」は禁止です。
- 件名の初めに【共有】【依頼】【相談】【お礼】【連絡】【報告】【お礼】などが必ず記載されている→相手のメンタルモデルを作りましょう。
- 定型分をユーザー登録している→何度も使用する単語、文は定型文にして省略しましょう。
- フォントサイズを「9.5〜10.5」でライティングしている→知的な印象を与えます。
- フォントファミリーを「Meiryo UI」か「メイリオ」でライティングしている→発信する際にソフトで読みやすくなります。
- 文中に大見出し、小見出しを使用している→文字をだらだら書くのではなく、文章に抑揚をつけて読みやすい文章にしましょう。
- 基本的にPREP法活用している→「P」POINT（結論）「R」REASON（理由）「E」EXAMPLE（具体例）「P」POINT（結論）の順番で会話、メール、プレゼンテーションすることが大切です。
他にもテクニックありますがまずこの８選を取得することをお勧めします。
メールライティング術を取得し、生産性を向上させることでみなさまの大切な時間を増やすことができます。普段４０分所要していたメールがもし２０分で終わらせることができれば、その残りの２０分でメンバーとのコミュニケーションや、新しい企画の立案のブレインストーミングなどに使えます。
豊かなビジネスライフにしていきましょう。
最後までご覧いただきましてありがとうございました。
