こんにちは。
URNATS（ウルナッツ）です。
URNATS.comにお越しただきましてありがとうございます。
今回は
【全社会人必須】無能な人のビジネスメールの書き方５選【それでは自己満足です】
をご紹介します。
■この記事を読むことで学べること。
- やってはいけないメールの書き方
■この記事を読んで欲しい人。
- 会社でメールを発信する人
- これからメール発信をしていく人
無能な人のビジネスメールの書き方５選の結論からお伝えします
- 件名に「〜ついて」「〜関して」と使う
- 件名に概論が記載されていない
- 文字が多すぎて読みづらい
- 「です」「ます」が連続している
- やたら箇条書きを使う
この内容でメールしてしまっている人かなりやばいです。しかも自覚なくメールを送り続けている人多いです。
日本人がメールをうまく書けないのは仕方ないのです。学校でも会社でも文章の書き方を学ぶことがないのです。なんとなく見よう見まねですることがほとんどです。その見よう見まねしている環境が全員文章力がなければあなたも文章力が低くなるでしょう。
文章力を本気で高めたい方は「書く技術・伝える技術 著者：倉島保美」がおすすめです。私はこの本で格段に文章力が上がりました。
サラリーマン、ビジネスマンは生産性が命です。
何故書く技術と伝える技術が必要なのか
ビジネスマンにとって書く技術と伝える技術は非常に大切です。
その理由は自身のアイディアを文章にしたり、伝えることでアイディアを形にして自身の発想で結果を出すことができます。その結果自身の市場価値が上がり立場が上がり、出世していくことになります。
「書く技術と伝える技術 ＝ 年収が高い人」 と言っても過言ではありません。
もし自身の市場価値を上げていきたいと言う人には書く技術と伝える技術のスキルが必須です。
では実際にダメな理由を具体例を踏まえて紹介していきます。
明日からのメールの書き方のお役に立てると幸いです。
無能な人のビジネスメールの書き方５選
件名に「〜ついて」「〜関して」と使う
件名に「〜ついて」「〜関して」と使う人が非常に多いです。何故使ってはいけないかお伝えします。
メンタルモデルとは簡単に言いますと「イメージ、予想」です。
例文を２つ紹介します。
メールでなくてもメンタルモデルを作ることは大切です。
ビジネスシーンではメンタルモデルを作ることが非常に大切です。
先ほどの例文を改良します。
いかがですか？このメールは来週のMTGのアジェンダを共有するメールなんだとメンタルモデルが作れます。
いかがですか？Aさんは先週のMTGのことで褒めてもらえるんだとメンタルモデルを作れます。
少し手間を加えるだけで聴き手にとっても、伝えてにとってもWIN WINになります。
これからはメンタルモデルを作るようにしましょう。
件名に概論が記載されていない
これを一番最初に紹介するかどうか悩みました。
件名に概論が記載されていないことがほとんどです。
ここで言う概論とは
「共有」「依頼」「相談」「お礼」「連絡」「報告」などのことを示します。
先ほどのメンタルモデルと似てますがこの概論が特に重要です。
- 件名：【共有】来週のMTGのアジェンダ共有
- 件名：【報告】先日の営業実績の報告
- 件名：【依頼】健康診断予約の依頼
などのように件名の一番最初にそのメールの概論を記載することで、読み手はメンタルモデルを作ることができますし、メールの優先順位を貴めることができます。
必ずメールをお送りする際は
文字が多すぎて読みづらい
想いが溢れすぎてメールの文字が多すぎる人結構多いです
文字が多いことは悪くないことですが、同じテンションで文字が多いと読むのも疲れるし、スッと理解できません。
例えば
「能力を安定的に発揮できる
自身の持つ能力を安定的に職場で発揮することは職場での信用信頼が上がります。
社会人とは自分の経験、能力、学びを会社でアウトプットすることで社会に貢献できる人です。
安定的にパフォーマンスを行うことはとても重要です。
なぜなら会社は常に企業成長を望んでおり、その企業成長こそが社会への安定的な貢献に繋がるからです。
そして企業の成長は現場のあなたのパフォーマンスが重要です。
つまり安定してパフォーマンスを発揮する社員はとても信用信頼ができるのです。
ある日はすごい結果を出す、ある日は全然結果を出さない社員もいます。
結果を出すときは良いです、しかし結果を出さない時は信用信頼がなくなっていきます。
4番バッターよりも安定した1番、2番バッターの方が組織には向いております。
長期的に会社で活躍を考えているのであれば睡眠の質を高め安定した高いパフォーマンスを発揮できる準備をおすすめします。
気分のムラがなくなる
ビジネスにおいて気分のムラは周囲の信用信頼に影響します。
なぜならメンバーの気分のムラは会社の働く環境に悪影響を及ぼすからです。
そして気分のムラがある人は損してしまいます。
常に周りに気を使われながら働くことになります。
「何か注意したら機嫌悪くなるかな。。。」、「昨日機嫌悪かったから今日も機嫌悪いかな。。。」などなど
つまり面倒くさいレッテルを貼られることになり、重要な仕事を任せてもらえる可能性が高いです。
しかし良質な睡眠を取ることで精神が安定して気分のムラがなくなります。
気分が安定することのメリットは気分にムラがある人の真逆です。
重要な仕事を任されたり、意思決定の際の相談をしてもらえるようになります。
気分のムラがある人はまだまだ2流、、いや！それ以下です。
仕事依然に人間関係を構築する上で気分にムラがあっては損です。
良質な睡眠をとって精神を安定させましょう。」
もうこのメールがきた段階で疲れます。そして後日発信者からメール見てくれたと言われた日には「チーン」って感じです。
私は大見出しを「■」、小見出しを「◎」にしてメールを作ることが多いです。そして詳細を伝えるときは「→」を使うことが多いです。
そして大見出しの「■」の横には伝えたいすべての内容を網羅した文章を書くことがおすすめです。難しい場合は大見出しの横にサブ件名をつけましょう。
例文
1：■来週のMTGの日程は１月13日（水）でお願いします。
１２日（火）は先約があります。申し訳ございません。
2：■MTGの日程
来週のMTGの日程は１月13日（水）でお願いします。
などにすることで理解して欲しい内容に大見出しをつけることで相手のメール確認の生産性を上げることができますし、確実に伝えることができます。
文末に「です」「ます」が連続している
文末に「です」「ます」が連続している人もめちゃくちゃ多いです。
小学校の時の「先生あのねノート」です。
例
この度はご連絡ありがとうございます。
ご指示いただいた資料を確認します。
その後社内に共有します。
ありがとうございます。
何卒宜しくお願いします。
のように「ます」「ます」「ます」「ます」の連続よりも文末に少し気を使い、「です」「ます」「した」を活用するだけで印象が変わります。
箇条書きの使い方を間違っている
箇条書きの使い方を間違って使っている人多いです。
全然違う事柄を箇条書きにしているのです。
箇条書きはわかりやすく言うと
カレーの必要な材料
- 肉
- 人参
- じゃがいも
- 玉ねぎ
と言う感じです。
しかしビジネスメールではよくこう言う内容を見ます。
先月の計画未達要因
- コロナの影響によるトラフィック苦戦
- イベントの中止
- 競合他社と製品のバッティング
この場合だと
先月の計画未達要因
要因１：コロナの影響によるトラフィック苦戦
要因２：イベントの中止
要因３：競合他社と製品のバッティング
の方が相手にわかりやすくなります。
本当に箇条書きを使うべきか順番リストを使うべきなのかを考えて文章にすることで、相手により理解を促すことができます。
最後に
今回は
【全社会人必須】無能な人のビジネスメールの書き方５選【それでは自己満足です】
を紹介しました。
まとめと復習です。
- 件名に「〜ついて」「〜関して」と使う・・・件名は断言しましょう。
- 件名に概論が記載されていない・・・「共有」「依頼」「相談」「お礼」「連絡」「報告」「お礼」などを件名の一番最初に記載しましょう。
- 文字が多すぎて読みづらい・・・大見出し「■」、小見出し「◎」を活用して文章に抑揚をつけよう
- 「です」「ます」が連続している・・・文末に「です」「ます」が連続すると幼稚な印象になります。
- やたら箇条書きを使う・・・同じ事柄の細分化のさいに箇条書きを使いましょう。
書く技術と伝える技術の向上はあなたのビジネスライフを豊かにします。
ビジネスマン、サラリーマンであれば今から書く技術と伝える技術を勉強しましょう。
最後までご覧いただきましてありがとうございました。
